グループ会社なら一律に対象、ではありません
海外のグループ会社から日本へ社員を異動させるとき、「社内の異動だから、在留資格は企業内転勤でよいのでは」と考えるかもしれません。別法人への出向も検討の対象になりますが、グループ会社という呼び方だけでは決まりません。
見るべきなのは、海外と日本の事業所がどうつながっているか、日本で何を担当するか、そして転勤前にどのような業務をどれだけ続けていたかです。会社同士の関係と、本人の仕事の両方をそろえて考える必要があります。
企業内転勤は、日本に本店・支店その他の事業所がある機関の海外事業所の職員が、期間を定めて日本の事業所へ転勤し、そこで「技術・人文知識・国際業務」に掲げられる活動を行う在留資格です。海外から社員を呼ぶというだけで、どの仕事でも対象になるわけではありません。
転勤・出向の形態で、関係を示す資料が変わる
最初に整理したいのは、異動元と異動先が同じ法人なのか、別の法人なのかです。出入国在留管理庁の企業内転勤の案内では、事業所間の関係を示す資料を、次の形態に分けて示しています。これは提出資料の案内であり、資料が一つあれば要件をすべて満たすという意味ではありません。
同一法人内の転勤
同一法人内の転勤では、外国法人の支店の登記事項証明書など、その法人が日本に事業所を持つことを明らかにする資料が挙げられています。
仮に、海外本店からその法人の日本支店へ異動する計画なら、まずこの形態として整理します。社名が似ているかではなく、同じ法人の事業所であることを資料でたどれるかが出発点です。
日本法人への出向
日本法人への出向では、受入先の日本法人と、出向元の外国法人との出資関係を明らかにする資料が挙げられています。この案内では、日本法人への出向についても、出向元の外国法人との出資関係を示す資料が提出資料として示されています。
たとえば海外の親会社から日本の子会社へ出向する仮の計画なら、「同じグループです」という説明で止めず、どの法人がどの法人に出資しているのかを資料につなげる、という順序で準備すると整理しやすくなります。
日本に事務所を持つ外国法人への出向
受入先が日本法人ではなく、日本に事務所を持つ外国法人という形態も案内されています。この場合は、受入先の外国法人が日本に事務所を持つことを示す支店の登記事項証明書などに加え、その外国法人と出向元法人との資本関係を明らかにする資料が挙げられています。
この形態では、「日本の受入事務所がどの法人に属するか」と「その法人が出向元とどうつながるか」を別々に整理すると、説明の抜けを防ぎやすくなります。
辞令だけで、別法人への出向条件まで説明しない
会社間の関係資料とは別に、本人が日本で行う活動内容、期間、地位、報酬を明らかにする資料もあります。入管庁の案内では、法人を異にしない転勤について、転勤命令書や辞令等の写しを挙げています。
一方、法人を異にする転勤で労働者に当たる場合には、労働基準法第15条第1項と同法施行規則第5条に基づく、労働条件を明示する文書が示されています。役員等で労働者に当たらない場合は別の資料区分です。
つまり、出向元が発行した辞令と、労働条件を明示する文書は、同じ役割とは限りません。準備の際は「異動を命じたこと」と「日本で働く条件」を分けて整理するのがおすすめです。提出書類は申請の種類やカテゴリーで異なり、個別事情によって追加資料等の確認も必要になります。
資本関係だけでなく、海外での勤務の裏付けも必要
グループの組織図や出資関係が整理できても、準備はそこで終わりではありません。転勤前の事業所が存在することと、本人がそこで実際に何をしていたかは、別の確認事項です。
入管庁の案内では、転勤前の事業所の存在を示す資料として、公的機関が発行した法人登記に関する資料や、納税状況、取引実績などを挙げています。また、本人の経歴については、従事した機関・業務内容・期間を示す履歴書や、過去1年間の業務内容・地位・報酬を示す勤務先の文書が案内されています。
実務上は、会社関係の資料を集める作業と並行して、海外側に勤務記録の所在を尋ねておくとよいでしょう。「会社のつながりは説明できるのに、本人の担当業務の記録がそろわない」という準備上の行き詰まりを避けるためです。
職務・会社関係・1年以上の勤務・報酬の順で整理する
書類集めから始めるより、次の順に計画を整理すると、何を裏付ければよいかが見えやすくなります。
- 職務内容：日本で実際に担当する仕事を、部署名や役職名だけでなく、業務の中身で整理する。
- 事業所間の関係：同一法人内か、別法人への出向かを確かめ、対応する関係資料につなげる。
- 転勤前の勤務：対象となる業務に従事していた期間を、日付と業務内容でたどる。
- 報酬：日本での業務に対応する報酬条件を整理する。
勤務期間について、基準省令は、転勤直前に外国の事業所で「技術・人文知識・国際業務」に掲げる業務に従事し、その期間が継続して1年以上あることを求めています。単にグループ全体での在籍が1年以上あるか、という確認では足りません。なお、同省令には、企業内転勤の在留資格で当該機関の日本の事業所において業務に従事していた期間を合算する規定もあります。
報酬については、日本人が従事する場合に受ける報酬と同等額以上であることが基準です。会社の関係が整っていても、本人の職務・勤務期間・報酬の確認を省くことはできません。
赴任後も説明できるように記録を残す
申請が済んだ後も、提出した職務説明、辞令や労働条件の文書、会社間の関係資料を一まとまりで保管しておくことをおすすめします。担当者が交代しても、どの異動計画と勤務実績に基づいて準備したのかを引き継げる形にしておくためです。赴任後の職務や条件に変更が生じたときも、当初の説明と比較しやすくなります。
入管庁は、企業内転勤の提出書類の変更について案内しています。過去の申請時の控えだけを使い回さず、準備時点の企業内転勤の案内に合わせて資料を選ぶとよいでしょう。
職務や条件が変わったときの照合と確認
変更があったときは、役職名だけで判断せず、実際の業務や条件が当初の説明からどう変わるのかを確認しましょう。保管した記録は、その比較の出発点になります。
- 変更点を分ける：担当業務、期間、地位、報酬、会社間の関係について、当初の説明と変更後の内容を並べます。
- 実態を確かめる：変更の内容や時点が曖昧なら、社内で職務や労働条件を把握する担当者に確認します。
- 扱いに迷う点を相談する：在留資格との関係や対応の要否を自己判断で済ませず、比較した内容をもとに、入管庁の案内で確認先を確かめて相談します。
確認した内容と対応の経緯も当初の記録と一緒に残すと、担当者が交代しても変更前後を説明しやすくなります。
別法人への出向でも、関係と本人の要件を合わせて判断する
海外のグループ会社から日本への異動は、同一法人内の転勤だけでなく、日本法人などへの出向も含めて検討できます。ただし、グループという名称が要件の代わりになるわけではありません。
同一法人なら日本の事業所の存在、別法人への出向なら出資・資本関係などを示し、そのうえで日本での職務、転勤前の継続した対象業務の勤務期間、報酬を合わせて整理する。これが、企業内転勤として申請を検討する際の基本です。まずは異動元・異動先の正式な法人名と、本人の仕事の内容を並べるところから始めると、必要な準備が具体的になります。
