「相手が支払いをしてくれません」から考える請求書トラブル
「ちゃんと請求書を出したのに、いつまで経っても入金がない。どこが悪かったのか分からなくて不安です」。
こうしたご相談、実は珍しくありません。副業やフリーランスとして仕事を始めたばかりの方からも、ベテランの方からも、請求書まわりのトラブルは一定の割合で聞こえてきます。少し気をつけておきたいところを整理してみましょう。
請求書に「絶対に」書くべき内容は？
請求書の書式が法律で厳格に決まっているわけではありません。ですが、実務では「これが抜けていると、あとで揉めやすい」という項目がいくつかあります。よくあるご相談の中でも、次の3点が抜けていたことで話がややこしくなるケースが多いです。
- 取引内容（何の仕事・商品についての請求か）
- 支払期日（いつまでに入金してほしいか）
- 振込先口座（正確な銀行名・支店・口座番号）
この3つが曖昧だと、「何に対する請求なのか」「いつまでの入金なのか」「どこに振り込むのか」がはっきりせず、トラブルの元になります。
「言ったつもり・伝えたつもり」で済まない理由
口頭やメールで伝えていればいいのでは？という声もあります。ですが、現場のトラブルで多いのは「言った言わない」「見落としていた」のすれ違い。例えば、メール本文に支払期日だけ書いたのに、請求書には記載がなく、相手が「気づかなかった」と主張して揉めることもあります。
あとから証拠を整理するとき、「どの書面に何が書いてあったか」がシンプルにまとまっている方が、万が一の際にも有利です。実際、取引先が複数ある場合、毎回請求書の体裁が違ってしまい、自分自身でも追いきれなくなる…という悩みを聞くことも少なくありません。
支払い遅延を防ぐにはどうしたらいい？
請求書に「支払期日」をはっきり書くこと。これがまず基本です。さらに、期日を過ぎても入金がない場合の対応も、事前に考えておくと安心です。例えば、「期日を過ぎた場合はご一報ください」など、軽く一言添えておくだけでも連絡が取りやすくなります。
余談ですが、支払期日を「月末」など曖昧に書くと、相手の解釈で1日ズレることも。できれば「◯月◯日」と具体的に書く方が、あとあと面倒が減ります。
実は見落としがちな「請求書の管理」
作るときは気をつけても、保存や管理が後回しになりがちです。実際、「去年の請求書が見つからない」「支払い済みか未済か分からなくなった」というご相談もあります。請求書の控えは自分でもしっかり残しておく。できる範囲でファイルやデータで管理し、後から確認できるようにしておくと、税務やトラブル時にも慌てません。
私ならこうします
請求書のテンプレートを一つ決めて、どの取引でも同じスタイルで出す。支払期日は必ず明記し、取引内容も毎回必ず記載しておく。これだけで「伝わっていなかった」というトラブルはかなり減ります。管理も楽になるので、お勧めです。
請求書トラブルへの備えとしてできること
「細かいことまで気にしすぎかな」と思うほどで、ちょうどいいかもしれません。もし請求書まわりで不安や困りごとがあれば、気軽にご相談いただければと思います。ひとつずつ、一緒に整理していくこともできますので、ご自身だけで抱え込まないでください。
一人で抱え込まず、まずはご相談を。
「これって相談していいのかな」という段階で大丈夫です。アークリーガル行政書士事務所が、あなたの状況に合わせて進め方を一緒に整理します。
